Introduction

Cette page vous permet de renseigner les informations de base de votre milieu d'accueil, ainsi que plusieurs paramètres.

Tous ces paramètres permettent de personnaliser le logiciel à votre structure.

Coordonnées de la structure

Vous pouvez ici renseigner le nom de la structure, un logo, etc.

Capacité

Réglez ici les données de capacité de votre structure, cela aura un impact sur les calculs de disponibilités.

Le champ "capacité subsidiée" vous permet de faire un calcul alternatif des disponibilités.

Adresse

L’adresse de votre établissement.

Les factures afficheront cette adresse sous le nom de la crèche.

Identifiants PRO.ONE

C’est ici que vous devez introduire les identifiants techniques pour qu’ABCreche puisse transmettre vos rapports à l’ONE.

Il ne s’agit pas de vos identifiants personnels !

Voir ici pour plus d’informations sur les identifiants PRO.ONE

Gestion des présences

Convertir automatiquement les réservations en présences

Si ce paramètre est activé, les réservations seront automatiquement converties en présences chaque jour (à minuit).

Autoriser les parents à gérer leur planning à l'avance (encodage de congé et heures d'arrivées/départ)

Si ce paramètre est activé, les parents pourront encoder des demandes de congés et des heures d'arrivée/départ à l'avance.

Ils ne pourront jamais encoder de présence ou autre évènement dans le calendrier.

Ils ne pourront jamais encoder des modifications pour le mois en cours.

Ils peuvent juste modifier les heures d'arrivée/départ des réservations existantes.

Ils peuvent cependant encoder des demandes pour des journées supplémentaires (nouvelles réservations), congés, certificats médicaux, etc.

Bloquer les modifications dans le calendrier après le

Si vous souhaitez bloquer les modifications dans le calendrier après une certaine date, vous pouvez le faire ici.

Par exemple, après le 15 du mois, les parents ne pourront plus encoder de congés pour le mois suivant.

Gestion des inscriptions

Bloquer la place de l'enfant quand l'inscription passe en accepté

Ce paramètre contrôle à quel moment une place est comptabilisée dans les disponibilités de votre structure.

Paramètre activé : la place est réservée dans les disponibilités dès que l'inscription passe en statut "accepté". Cela réduit immédiatement le nombre de places disponibles.

Paramètre désactivé (comportement par défaut) : passer une inscription en "accepté" n'a aucun impact sur les disponibilités. La place n'est réservée dans les disponibilités que lorsque l'inscription passe en statut "définitif".

Cas d'usage : éviter de faire plus de propositions que de places disponibles

Si vous souhaitez pouvoir passer plusieurs inscriptions en "accepté" (pour faire des propositions) sans bloquer les places — par exemple parce que vous n'êtes pas sûr que toutes ces inscriptions aboutiront — laissez ce paramètre désactivé.

Ainsi, vous pouvez proposer une place à plusieurs familles sans impacter les disponibilités. Ce n'est que lorsqu'une inscription passe en "définitif" qu'une place est réellement réservée.

Autoriser les parents à créer une inscription dans votre milieu d'accueil

Cochez ce paramètre si vous souhaitez que les parents puissent remplir un formulaire d'inscription en ligne.

Le lien du formulaire apparaîtra juste en dessous.

Texte d'introduction personnalisé

Vous pouvez ajouter un texte d'introduction personnalisé pour le formulaire d'inscription.

Notifier les parents par email lorsqu'une inscription change de statut

Cochez ce paramètre si vous souhaitez que les parents reçoivent un email lorsqu'une inscription change de statut.

Les emails sont personnalisables dans les paramètres (Emails Types).

Fréquence des emails pour la liste d'attente

Un email sera envoyé à la fréquence indiquée aux parents des enfants dont l'inscription est en attente, pour leur demander s'ils veulent rester dans la liste d'attente ou non.

Il faut alors choisir la méthode de prolongation de la liste d'attente:

• Soit le parent doit cliquer sur le lien pour rester dans la liste d'attente
• Soit le parent doit cliquer sur lien pour annuler son inscription

Il est possible de prévisualiser l'email envoyé en cliquant sur le bouton "Prévisualiser".

Si vous choisissez la méthode "Ignorer = Annuler", vous devrez choisir après combien de jours l'inscription sera annulée automatiquement.

Les mails sont envoyés à [date du dernier mail envoyé] OU [date de soumission de la demande] + fréquence

Donc si un enfant a une inscription « soumise le » 1er janvier, et que la fréquence est paramétrée sur « tous les mois », le prochain mail sera envoyé le 1er février.

Gestion des activités

Bloquer l'accès des parents aux activités de la journée tant que la journée n'est pas finie

Si ce paramètre est activé, les parents ne pourront pas visualiser les activités pour la journée en cours tant que le départ n'a pas été encodé.

Notes prédéfinies

Vous pouvez ici ajouter des notes prédéfinies pour les activités. Utilisez cet outil pour créer vos propres activités journalières. Elles seront disponible dans l'activité "Note".

Concrètement, vous ajoutez des types d'activités (ex: pipi) dans le paramétrage. Ensuite quand vous encoderez une activité de type "Note", vos notes prédéfinies apparaîtront pour un encodage facile.

Gestion des communications

Activer la messagerie instantanée

Cette case est cochée par défaut. Vous pouvez la décocher si vous souhaitez complètement désactiver la messagerie instantanée. Les parents ne pourront alors plus envoyer de messages.

Signature (pour les communications emails)

Vous pouvez ici ajouter une signature automatique pour les communications emails.

FAQ

Que faire lorsqu’un paramètre semble enregistré puis disparaît après avoir changé de page ?

Il faut bien cliquer sur "Sauvegarder" à chaque fois que vous faites des changements. Si après un rafraichissement de la page (F5) le paramètre n'est pas enregistré, c'est peut être un bug et il faut alors contacter [email protected]